Zarządzanie nawet małą flotą bez dobrej jakości systemu ewidencji pojazdów w firmie byłaby niezwykle uciążliwe. Efektywność wykorzystania poszczególnych pojazdów nie tylko mogłaby zostać obniżona, ale także mogłyby się skumulować różne niezałatwione sprawy administracyjne.
Menedżerowie nadzorujący flotę samochodów są dziś w o tyle dobrej sytuacji, że mogą często korzystać z bardzo zaawansowanych systemów ewidencji pojazdów w firmie, znacznie usprawniających ich pracę. Nie oznacza to jednak, że wszystkie tej klasy systemy są równie dobre i funkcjonalne. Dlatego najlepiej korzystać z rozwiązań doświadczonych dostawców, których rozwiązania są używane przez wiele firm (np. SATIS). Skąd jednak wiadomo, że dany system ewidencji pojazdów jest dobry? Trzeba po prostu przeanalizować potrzeby danej floty i zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii.
Dostępne funkcje
Oczywiście najistotniejsza kwestia to funkcje, jakie może zaoferować dany system ewidencji pojazdów w firmie. Trzeba zwrócić uwagę nie tylko, jakie dane można przechowywać o każdym pojeździe, ale także, czy można na ich podstawie tworzyć przydatne zestawienia i raporty. Dobry system ewidencji powinien między innymi przypominać dodatkowo o terminach ubezpieczeń, przeglądów, powinien pozwalać na łatwe rozliczanie pracy pojazdów i kierowców z rozdzieleniem kilometrów prywatnych i służbowych. Taki system powinien także wspierać menedżera w analizowaniu zużycia paliwa.
Wsparcie techniczne
Wybierając system ewidencji pojazdów w firmie, należy bezwzględnie zwrócić uwagę na wsparcie techniczne, jakie oferuje dostawca. Tak naprawdę mogą przytrafić się różne sytuacje związane z działaniem systemu, mogą następować mniejsze lub większe awarie, a wtedy użytkownika nie można pozostawić samemu sobie. Dostawca powinien zapewniać szybki kontakt z konsultantem i to najlepiej 7 dni w tygodniu.
Możliwość rozbudowy
Dobry system ewidencji pojazdów w firmie to także oprogramowanie z potencjałem. Takie narzędzie musi być na tyle uniwersalne, że można go dostosować do potrzeb konkretnego użytkownika i konkretnej floty. Z drugiej strony taki system powinien pozwalać na łatwą rozbudowę, gdy pojawią się nowe potrzeby użytkownika i to bez konieczności wymiany całego oprogramowania na nowe.
System ewidencji pojazdów w firmie to narzędzie niezastąpione w efektywnym zarządzaniu flotą. Należy jednak takie narzędzie wybrać po wnikliwej analizie jego możliwości i potencjału rozwoju. Nie może to być z pewnością szybka, nieprzemyślana decyzja.
